Hvad det gør
En arbejdsordre og et job på vagtplanen er to forskellige ting, og det bliver de ved med at være. Ordren har beskrivelsen, „Færdig når“, billederne og hele forløbet fra Åben over I gang til Godkendt. Jobbet på tavlen siger kun: Bob gør det tirsdag kl. 10–12.
Mekanikken i tre sætninger
- Du trækker en åben ordre fra et panel over ugen ind på en dag hos en medarbejder. Der bliver oprettet et job, der peger på ordren.
- Ordren er derefter reserveret til den eller de medarbejdere, den er planlagt til. Andre kan stadig se den, men ikke tage den.
- Medarbejderen tager ordren, udfører den og melder den færdig på ordren, som altid. Jobbet har intet flueben for færdig.
Tre ting det ikke er
- Det ændrer ikke ordrens status. En planlagt ordre står stadig i kolonnen Åbne opgaver. Der er ingen ny status og ingen „planlagt“-kolonne.
- Det flytter ikke ordren ind i planen. Ordren bliver ikke brugt op. Du kan planlægge den flere gange, på flere dage og til flere personer.
- Det er ikke en deadline. Den planlagte medarbejder må tage ordren når som helst, også før eller efter den planlagte dag. Og der bliver aldrig frigivet noget automatisk, fordi dagen er gået.
Giv ordren et estimat
Det er ikke et krav, men det sparer dig for at rette tiderne bagefter. Feltet sidder lige ved siden af Færdig når alle tre steder, hvor du skriver en ordre: når du opretter den, når du definerer en indberetning, og når du redigerer den.
Estimeret tid Valgfri
Hjælpeteksten siger: „Valgfri. Et løst skøn, der bruges til at planlægge arbejdet.“ Det er en liste, ikke et tal, du skriver: 15, 30 og 45 minutter, 1, 1½, 2, 3, 4, 6 og 8 timer, eller Intet estimat.
Estimatet står som et lille mærke på kortet, fx ≈2t eller ≈1t 30m, og det bestemmer, hvor lang blokken bliver, når du trækker ordren ind på planen. Uden estimat bliver blokken på 1 time.
Åbn panelet med arbejdsordrer
Gå til Planlægning, og vælg visningen Personer (medarbejdere i rækkerne). I værktøjslinjen står knappen Arbejdsordrer med et skruenøgle-ikon og et tal. Tallet er antallet af åbne ordrer, du må se. Klik på den, så folder panelet sig ud som en stribe lige over ugen.
Panelet bliver hængende øverst. Ruller du ned gennem medarbejderrækkerne, bliver striben stående, så du kan tage næste kort uden at rulle op igen. Luk den med krydset til højre, eller klik på knappen igen.
Hvad panelet viser
- Kun åbne ordrer. Indberetninger, der ikke er defineret endnu, er ikke med, og det er ordrer, der allerede er i gang, heller ikke.
- Fra alle enheder, ikke kun den enhed, du står i. Vagtplanen dækker hele gården, og det gør panelet også. Du ser dog kun ordrer fra de enheder, du i forvejen må se. En leder ser ikke en anden enheds ordrer her heller.
- Søg i beskrivelsen og Færdig når. Har ordrerne mere end én enhed, er der også en liste med Alle enheder.
- Hvert kort har beskrivelsen, Høj ved høj prioritet, estimatet, enheden og ansvarsområdet. Farvestregen i venstre side er prioriteten, den samme som på tavlen med arbejdsordrer.
Rækkefølgen
Først de ordrer, der ikke er planlagt endnu. Dem er det, der mangler en plads. Derefter efter prioritet og til sidst de ældste først. Planlagte ordrer bliver i listen, bare nedtonede og med en linje som Tir · Bob nederst. Panelet må ikke få det til at se ud, som om backloggen er mindre, end den er.
Træk ordren ind på en dag
Tag fat i kortet, og slip det i dagcellen hos den medarbejder, der skal gøre det. Så åbner det sædvanlige vindue Opret job, men med et par forskelle:
Titel Udfyldt for dig
Titlen er ordrens beskrivelse. Du kan rette den. Det er en kopi, så retter du beskrivelsen på ordren bagefter, bliver titlen på jobbet ikke ændret.
Arbejdsordre-boksen Kun visning
I stedet for feltet Opgave står en boks med overskriften Arbejdsordre: prioritet, estimat, enhed og ansvarsområde, og Færdig når, hvis ordren har det. Du kan ikke vælge en opgave-skabelon. Jobbet peger på ordren, ikke på en opgave.
Starttid og sluttid Foreslået
Blokken starter der, hvor medarbejderens sidste job den dag slutter. Har medarbejderen ikke noget den dag, starter den kl. 08:00. Længden er ordrens estimat, eller 1 time uden estimat. En blok, der ville løbe over midnat, bliver skåret ved 23:59. Ret tiderne, som du vil, før du trykker Opret.
Jobbet og reservationen på ordren bliver gemt i ét hug. Du får kvitteringen „Arbejdsordre planlagt.“
Uden for ordrens enhed: en advarsel, ikke en spærring
Du kan trække en ordre ind hos hvem som helst på planen. Er medarbejderen ikke i ordrens enhed, står der i vinduet: „Medarbejderen er ikke i (enhedens navn) og kan derfor ikke se eller tage arbejdsordren. Du kan stadig planlægge den.“ Det er din beslutning. Men tag advarslen alvorligt: medarbejderen får blokken i sin plan, men kan hverken åbne ordren eller tage den. Enten tilføjer du vedkommende til enheden, eller også tager en anden ordren.
Blev ordren taget, mens vinduet var åbent? Så bliver der ikke oprettet noget, og du får beskeden „Arbejdsordren er ikke længere åben og kan ikke planlægges.“ Vinduet bliver stående, så du ikke mister det, du har skrevet.
Sådan ser blokken ud
En blok for en arbejdsordre er ikke farvet som de andre job. Den har en lys baggrund, en stribe i prioritetens farve og et lille skruenøgle foran titlen, både i ugen, på mobilen og i visningen Opgaver. Dér samles de i deres egen række, Arbejdsordrer, lige over Uden opgave.
Ordren er reserveret til den, der er planlagt
Så snart en ordre har mindst én blok på planen, er den reserveret. Planen er ledelsens beslutning og ikke først til mølle.
| Hvem | Kan se ordren? | Kan tage den? |
|---|---|---|
| Den planlagte medarbejder | Ja | Ja, når som helst. Også før eller efter den planlagte dag |
| Andre i enheden | Ja, med linjen Planlagt: Bob, tirsdag | Nej. Knappen Tag den er væk |
| Planlagt, men uden for ordrens enhed | Nej | Nej. Planen giver ikke adgang, som enheden ikke gør |
Er ordren planlagt flere gange, står der fx Planlagt: Bob, tirsdag +2. Det er den første blok og antallet af resten.
Flere blokke, flere personer
Du kan planlægge den samme ordre på flere dage og til flere personer, fx Bob tirsdag og Anna onsdag til et større stykke arbejde. Alle de planlagte kan tage den. Den første, der tager den, bliver den ansvarlige. De andre er hjælpere: de kan se ordren, men uden knapper, og på ordren står der „Bob har taget denne opgave“. Det er den ansvarlige, der melder den færdig.
Én ordre ad gangen gælder stadig. En medarbejder, der allerede er i gang med en anden ordre, kan ikke tage en ny, heller ikke en, de er planlagt til. Beskeden er den kendte: „Færdiggør din nuværende opgave før du tager en ny.“
Hvad medarbejderen ser
Blokken ligger i medarbejderens plan som ethvert andet job: på tavlen, i feltet Min plan på forsiden og i jobbets detaljer. To ting er anderledes:
- Der er ingen „færdig“-knap på jobbet. Arbejdet bliver meldt færdigt på ordren, så det kun sker ét sted.
- Der er en linje med ordrens status og et link. Linjen siger Åben, Taget af dig, Taget af Bob eller Afventer godkendelse, og linket Åbn arbejdsordre fører til selve ordren. Dér tager man den med Tag den.
I listen over ledige opgaver står den planlagte ordre med linjen Planlagt: Bob, tirsdag. For Bob er der en Tag den-knap, for de andre ikke. På forsidens felt med ledige opgaver er ordrer, der er reserveret til en anden, slet ikke med. Det felt viser kun det, man selv kan tage.
Flyt eller slet en blok
En blok for en arbejdsordre flyttes og slettes som ethvert andet job. Træk den til en anden dag eller en anden medarbejder, eller åbn den og ret medarbejder og dato. Reservationen på ordren følger med: flytter du Bobs blok over til Anna, er ordren nu reserveret til Anna.
Sletter du blokken med Slet, forsvinder reservationen for den blok. Var det den eneste blok, er ordren fri igen, og alle i enheden kan tage den.
Panelet er vejen tilbage til en blok
Hver planlagt blok står som en lille linje på ordrens kort i panelet, fx Tir · Bob. Ligger blokken i en anden uge end den, du kigger på, står datoen med: Tir 14/10 · Bob. Klik på linjen, så springer tavlen til den uge, og du kan tage fat i blokken derfra.
„Ryd uge“ springer arbejdsordrer over. Rydder du en uge for en medarbejder, en enhed eller alle, bliver blokkene for arbejdsordrer stående. Ellers ville ordrerne stå som reserveret, uden at der lå noget på planen. Du får at vide, hvor mange der blev sprunget over, fx „2 arbejdsordrer blev ikke ryddet“. De skal slettes én ad gangen.
Når ordren bliver afsluttet
Hvad der sker med blokkene, afhænger af, hvordan ordren slutter. „Fremtidige“ betyder fra i morgen. Dagens blok og tidligere blokke bliver altid liggende som et spor af, hvad der var planlagt.
| Ordren bliver … | Fremtidige blokke | Dagens og tidligere blokke |
|---|---|---|
| Godkendt — med Godkend eller ved at trække den til Godkendt på tavlen | Slettes altid, uden at du bliver spurgt | Bliver liggende |
| Meldt færdig af leverandør (eksterne ordrer) | Slettes altid | Bliver liggende |
| Annulleret med Annullér opgaven | Du bliver spurgt, og svaret er „ja“ på forhånd | Bliver liggende |
| Taget af en medarbejder | Bliver liggende | Bliver liggende |
Ved annullering står der et flueben i vinduet, hvor du skriver årsagen: „Denne opgave har 2 planlagte blokke. Slet dem også?“ Fjerner du fluebenet, bliver blokkene stående på planen.
En blok, hvis ordre er godkendt eller annulleret, bliver ved med at pege på den. Åbner du den, står der „Tilknyttet arbejdsordre er afsluttet eller annulleret“, og linket fører stadig til den afsluttede ordre.
Når en medarbejder stopper
Bliver en medarbejder fjernet fra gården, bliver alle deres reservationer frigivet med det samme. En ordre, der kun var planlagt til dem, kan igen tages af alle i enheden. En ordre, der også var planlagt til andre, er stadig reserveret til de andre. Selve blokkene bliver liggende på planen under den tidligere medarbejder. Ret eller slet dem, når du har planlagt ordren til en anden.
Overskredne reservationer
En ordre, der stadig er Åben, selv om dens seneste planlagte dag er gået, er overskredet. Den kommer øverst i kolonnen Åbne opgaver og får en fremhævet linje: Planlagt tir 14/4 · Bob · overskredet.
Det er det eneste, der sker. Ordren bliver ikke frigivet automatisk, og der bliver ikke sendt nogen besked. Planen er din, og det er også din beslutning, om Bob skal have en ny dag, eller om ordren skal til en anden. I dag er ikke overskredet endnu. En blok bliver først overskredet dagen efter.
Knappen Planlæg
Du behøver ikke starte i panelet. På tavlen med ledige opgaver har hvert kort i Åbne opgaver en knap Planlæg, og den samme knap står på selve ordren. Den tager dig til vagtplanen i visningen Personer med panelet åbent og ordren fremhævet med en ring, så du kan trække den direkte ind.
Knappen er der kun, når tre ting passer: du er leder eller ejer, gården har Planlægning og den nye vagtplan, og ordren er Åben. Den er ikke der på mobilen. Det er ikke en fejl. Se næste afsnit.
Godt at vide
Kun på computer, kun i visningen Personer
At trække kort virker ikke med en finger på en telefon eller tablet, så panelet, knappen Arbejdsordrer og knappen Planlæg er skjult på smalle skærme. Panelet findes heller ikke i visningen Opgaver. Dér er der ikke nogen medarbejder at slippe kortet på. Blokkene selv kan ses overalt, også på mobilen.
Den planlagte medarbejder kan give ordren fra sig igen
Tager Bob ordren og så lægger den tilbage, er den åben igen og stadig reserveret til dem, den er planlagt til. Vil du have den ud til alle, skal du slette blokkene.
Udskrift
På den udskrevne plan har blokkene for arbejdsordrer ikke den lyse baggrund og prioritetsstriben. De bliver udskrevet i planens standardfarve, som et almindeligt job.
Jobbet er ikke tidsregistrering
Som alle andre job er blokken en plan og ikke en registrering. Den tid, medarbejderen bruger på ordren, bliver registreret, som den altid gør, når de stempler ind og ud.