Sådan binder du tidsregistrering til planen

Hvad plan-bundet tid gør

Plan-bundet tid gør vagtplanen til facit for, hvad der bliver registreret. Arbejder medarbejderen inden for sin plan, registreres tiden som altid; hver bid uden for planen bliver til en anmodning med en begrundelse, som du godkender eller afviser.

Planen siger 06:00–14:00, stemplingen siger 05:38–14:22. Plan-bundet tid stiller spørgsmålet om de 44 minutter, mens svaret stadig findes: hos medarbejderen, mens han eller hun står der.

Mekanikken i tre sætninger

• Når medarbejderen stempler ud, lægges den arbejdede tid oven på medarbejderens plan for de dage, den rører.
• Det, der ligger inden for planen, bliver registreret tid, præcis som før.
• Hvert stykke uden for planen bliver enten en anmodning med en begrundelse — eller ingenting, hvis medarbejderen vælger at kassere det.

Tre ting det ikke er

• Det er ikke en lås. Ingen bliver nogensinde forhindret i at stemple ind eller ud. Man bliver spurgt hvorfor.
• Det er ikke en automatisk afvisning. Tid uden for planen bliver til en anmodning, du tager stilling til — ikke til nul timer, du ikke hører om.
• Det er ikke tilbagevirkende. Registreringer, der allerede er lukket, og uger, der allerede er planlagt, rører den ikke.

En dag, skåret

Det nemmeste er at følge én dag hele vejen igennem. Medarbejderen er planlagt 06:00–14:00 og stempler ind 05:40 og ud 14:10.

Dagen ender altså som én tidsregistrering og to anmodninger, ikke som én registrering på 8 timer og 30 minutter.

Hvad medarbejderen ser undervejs

• 05:40, ved indstemplingen. En besked: „Du er tidligt på den“ — „Du starter 20 min før din plan i dag (06:00 - 14:00).“ Medarbejderen kan trykke Vent til 06:00, og så sker der ingenting overhovedet, eller skrive hvorfor og trykke Start nu. Begrundelsen er obligatorisk for at komme videre.
• Hele vagten. Under uret står der „Planlagt i dag: 06:00 - 14:00“.
• 14:10, ved udstemplingen. Efter det sædvanlige skærmbillede med pause og kommentar kommer et nyt: „Tid uden for din plan“, med ét kort pr. stykke. Hvert kort har knapperne Send til godkendelse og Kassér.
• Begrundelsen fra i morges bliver ikke spurgt om igen. På kortet 05:40–06:00 står den bare tilbage under overskriften „Din begrundelse, angivet da du startede“. Kun kortet 14:00–14:10 skal have ny tekst.

De tre forudsætninger

Indstillingen virker kun, når alle tre er på plads samtidig. Mangler én af dem, kan du ikke sætte flueben — og er den allerede sat, går bindingen i stå, uden at fluebenet forsvinder.

Der vises altid kun én grund ad gangen, og altid den øverste, der mangler. Har du hverken plads eller planlægning, retter du pladsen først og får derefter den næste besked.

Mens en forudsætning mangler, er fluebenet synligt, men nedtonet og dødt at trykke på. Under kortet står grunden med et lille info-ikon.

Planlægning er et tilkøb og koster pr. medarbejder pr. måned. Kortet siger det selv: „Planlægning kræver verificering — den slås til automatisk. Ændringer slår igennem på næste faktura.“

Gå til Indstillinger → Medarbejdere, klik medarbejderen frem i listen, og find kortet i panelet til højre. Det ligger lige under kortet Pladser & tilvalg og lige over Ansættelseskontrakter.

Hvem kan sætte det, og på hvem

• Kun ejeren ser kortet. En leder kan åbne medarbejdersiden, men ser slet ikke kortet.
• Ledere kan ikke bindes. Vælger du en leder, er kortet væk. Men bindingen bliver ikke fjernet, hvis du gør en allerede bundet medarbejder til leder: den fortsætter, og fordi kortet nu er væk, kan du ikke slå den fra igen. Fjern fluebenet, før du gør nogen til leder.
• Ejeren kan ikke binde sig selv. Funktionen er til dem, der bliver holdt op mod en plan — ikke til dem, der holder andre op mod den.
• Ledere kan komme til at binde nogen indirekte, når de tilføjer en medarbejder til en enhed med standarden slået til (næste afsnit). Men det er altid dig, der løsner en binding igen: det kan kun en ejer.

Hvornår det slår igennem

• I appen: med det samme. Linjen under uret dukker op, medarbejderens egne vagter viser tider på tavlen, og næste indstempling bliver tjekket mod planen. Medarbejderen skal ikke logge ud og ind.
• På staldskærmen: ved næste sideindlæsning. Tabletten henter medarbejderlisten forfra. Står skærmen i en gang, hvor der går folk forbi, sker det af sig selv i løbet af få minutter. Ellers tryk på opdateringsikonet nederst til højre på medarbejderlisten.
• Bagud: ingenting. Lukkede registreringer og allerede planlagte uger ændrer sig ikke.

Gå til Tidsregistrering → Indstillinger (siden hedder Tidsregistreringsindstillinger), rul forbi gårdens indstillinger til kortet med enhedens navn. Feltet ligger mellem Pauseregistrering og Ejer tidsregistrering. Kun ejeren ser det.

Tag den sidste sætning bogstaveligt. Standarden læses to steder, én gang hver:

• Når du inviterer en ny medarbejder. Er standarden slået til på bare én af de enheder, medarbejderen tildeles, bliver vedkommende oprettet som bundet.
• Når du tilføjer en eksisterende medarbejder til enheden. Medarbejderen bindes, hvis vedkommende ikke allerede er bundet, og hvis vedkommende hverken er leder eller ejer.

Derefter er de to indstillinger uafhængige. Slår du standarden til bagefter, ændrer det ingen. Der er ingen efterregulering og ingen tilbagevirkende kraft. Vil du binde dem, der allerede er i enheden, skal du gøre det manuelt, én ad gangen, under Medarbejdere.

Den anden vej gælder også: slår du standarden fra, bliver ingen løsnet. Fluebenene, der allerede er sat, bliver siddende.

De fem minutter

Ingen bliver spurgt om småting. Afvigelser på fem minutter eller derunder bliver aldrig til et spørgsmål og aldrig til en anmodning. Fem minutter og nul sekunder er stadig inden for; fem minutter og ét sekund er ikke.

De fem minutter kan ikke ændres. Der er ingen indstilling for dem — hverken på gården, på enheden eller på medarbejderen.

Det er med vilje det samme tal ved indstempling og udstempling. Ellers kunne en medarbejder blive bedt om en begrundelse kl. 05:57 for noget, der alligevel blev droppet stille otte timer senere.

Slutter de tidligt, betales blokken alligevel

Bliver en medarbejder færdig inden for sin sidste planlagte blok, bliver rækken forlænget til blokkens planlagte sluttid. Det er den tid, der betales, summeres, vises og eksporteres. Er man planlagt 06:00–14:00 og stempler ud 13:20, står rækken som 06:00–14:00.

Det rigtige stoptidspunkt forsvinder ikke. Det gemmes ved siden af — og kun, når der manglede mere end fem minutter.

Hvor du ser det

• I listen på Tidsregistreringer: en lille grå linje lige under tidsrummet, „sluttede 13 : 20“. Tiderne i den liste vises med mellemrum omkring kolonet og uden nul foran timetallet — rækken over står som 8 : 00 - 16 : 00. Det er kosmetik, ikke en fejl i tallene.
• I detaljevinduet: linjen Stoppede reelt med dato og klokkeslæt.

Fire ting, det er værd at kende

• Det er kun den sidste del af en vagt, der kan forlænges. Blokke tidligere på dagen klippes ved deres egen sluttid.
• En række kan derfor have en sluttid, der ligger ude i fremtiden. Stempler medarbejderen ind igen inden da, bliver rækken automatisk trukket tilbage til det rigtige stoptidspunkt først — ellers ville indstemplingen være spærret.
• At overskride blokken og at slutte før den kan aldrig ske på den samme blok. Det er det ene eller det andet.
• Det rigtige stoptidspunkt kommer ikke med i Excel-eksporten. Eksporten viser de betalte tider. Vil du se, hvem der reelt går tidligt, skal du kigge i listen i appen.

Tid uden for planen bliver til helt almindelige anmodninger om ny tidsregistrering. De lander de to steder, du kender:

• Feltet Afventende anmodninger på forsiden — en kompakt række med medarbejderens navn, varigheden, hvor længe siden det er, og to runde knapper uden tekst: grøn tommel op godkender, rød tommel ned afviser. Er der mere end tre anmodninger, står der en knap Vis mere nederst, der folder resten ud.
• Siden Tidsregistreringer — som et helt kort i listen med overskriften Ny tidsregistrering, på den dag det hører til.

Linjen, der fortæller hvad du kigger på

Begge steder står der en linje med et kalenderikon over anmodningen. Den har formen varighed · type · (planlagt vindue) — begrundelse:

Bemærk, at hullet mellem to blokke hedder uden for plan på din skærm og Mellem to planlagte blokke på medarbejderens. Det er den samme hændelse, sagt på to måder.

Det planlagte vindue i parentes udelades for ikke planlagt — der er ingen blok at vise.

Ingen linje betyder, at det ikke kom fra planen. En anmodning, medarbejderen selv har udfyldt i appen, har ingen kalenderlinje. Det er den hurtigste måde at se forskel.

Hvad en godkendelse skriver

• Der oprettes en ny, selvstændig tidsregistrering ved siden af den, der allerede blev registreret. Pause = 0, og begrundelsen lægges i notefeltet.
• Dagen ender derfor med to rækker — den planlagte og den godkendte — ikke med én sammenlagt række. Det er den ene ting, ledere bliver overraskede over.
• Begrundelsen følger med hele vejen: den står som note på registreringen, som Kommentar i detaljevinduet, og i kolonnen Note i Excel-eksporten. Du skal ikke skrive den af nogen steder.

På det store kort står begrundelsen to gange — én gang i kalenderlinjen og én gang i selve rækken. Det er med vilje: linjen er dit overblik; rækken er det, der bliver skrevet.

Når godkendelsen bliver afvist af systemet

To ting kan spænde ben, og begge siger det ligeud:

Afviser du i stedet, bliver du spurgt: „Afvis denne anmodning?“ — „Dette vil afvise anmodningen og give medarbejderen besked. Denne handling kan ikke fortrydes.“

Teksten lover en besked til medarbejderen, men der bliver i dag ikke sendt nogen notifikation ved en afvisning — anmodningen forsvinder bare fra medarbejderens liste. Sig det selv til medarbejderen, hvis han eller hun skal vide det.

Hvad der ikke bliver skåret

Skæringen sker ét sted: når medarbejderen selv stempler ud — i appen eller på staldskærmen. Alt andet skriver lige igennem, også på en medarbejder, der er bundet til planen.

Sagt kort: bindingen gælder uret, ikke bøgerne. Du beholder fuld manuel kontrol og kan rette alting bagefter, uden at planen blander sig.

Godt at vide

Et kvarters hul i planen splitter dagen — hver eneste dag

Det er den vigtigste fælde, og den er nem at falde i. Står der 06:00–10:00 og 10:15–14:00 på den samme person, er det to blokke med et hul på 15 minutter. Arbejder vedkommende tværs igennem, giver det hver dag:

• to tidsregistreringer i stedet for én, og
• én anmodning på 10:00–10:15, som skal have en skrevet begrundelse og din godkendelse.

En dag uden plan sendes hel til godkendelse

Ikke de første minutter — hele vagten. Den oprindelige registrering lukkes og fjernes, og dagen bliver til én anmodning. Indtil du godkender den, tæller dagen som nul registrerede timer.

Pausen og kommentaren, medarbejderen tastede ved udstemplingen, følger ikke med: anmodningen oprettes altid med pause 0, og begrundelsen er den eneste tekst, der kommer over. Godkender du en hel uplanlagt dag, bliver den derfor betalt uden pausefradrag — ret pausen på rækken bagefter, hvis den skal trækkes.

Vælger medarbejderen Kassér, er dagen helt væk: ingen anmodning, ingen registrering, intet spor. På en gård, hvor tavlen ikke holdes opdateret, sker det hver dag.

At komme for sent bliver hverken spurgt om eller registreret

Kommer man kl. 07:00 til en plan på 06:00–14:00, bliver der ikke spurgt om noget, og der bliver ikke lavet nogen anmodning. Der betales syv timer. Funktionen fanger tid uden for planen — ikke huller inde i den.

I morgen tæller ikke med

Tjekket ved indstemplingen kigger på i dag og i går. Stempler man ind kl. 23:00 til en vagt, der er planlagt 00:00–08:00 i morgen, får man at vide, at man ikke er planlagt, og hele vagten går til godkendelse. At i går tæller med, er til gengæld grunden til, at en rigtig nattevagt fungerer: den ligger på sin startdag.

Funktionen fejler åbent — i appen

Kan planen for de pågældende dage ikke hentes i appen — dårligt netværk, eller planen er ikke nået frem til telefonen endnu — stempler medarbejderen bare ud på den gamle måde, uden skæring og uden spørgsmål. Manglende data må aldrig være grunden til, at nogens dag ender i en godkendelseskø. I appen er det eneste tegn, at linjen „Planlagt i dag“ mangler under uret.

Det gælder kun appen: staldskærmen skærer altid, for der henter FarmHelp planen på serveren og bruger ikke tablettens egen kopi. Kan tabletten ikke selv regne den ud, når medarbejderen stempler ud, bliver spørgsmålene blot stillet efter pinkoden i stedet for før, med beskeden „Din tid uden for planen har ændret sig — se den venligst igen“.

Bundne medarbejdere kan altid se deres egne tider

Har du skjult start- eller sluttid på en vagt, bliver det tilsidesat på medarbejderens egne vagter, når medarbejderen er bundet til planen. Ingen kan holdes op mod et vindue, de ikke må se. Det gælder på tavlen, i vagtens detaljer, i feltet Min plan på forsiden og på medarbejderrækken. Kollegers vagter og alt det, du selv kigger på, er uændret.

Én undtagelse er værd at kende: staldskærmen er en fælles skærm. På planlægningsskærmen i stalden viser hele den bundne medarbejders række tider, og dem kan alle, der står foran tabletten, læse.

En glemt udstempling bliver skåret som alt andet

Den bliver bare stor. Blokke, der løber over midnat, vises derfor med dato — 20/09 22:00 - 21/09 06:00 (8 t 0 min) — så en afvigelse på 16 timer ikke bliver forvekslet med en på 20 minutter.

Hvad hvis medarbejderen bare kasserer det hele?

Så bliver der ikke skrevet noget for de stykker. Ingen anmodning, ingen registrering, intet spor af, at de har været der. Det er med vilje: den, der har arbejdet en halv time ekstra og ikke mener, den skal betales, skal ikke tvinges til at sende en anmodning. Men det betyder også, at kassering ikke efterlader noget, du kan kigge efter bagefter.