Kort fortalt
Din plan er de timer, din leder har sat dig på. Er du bundet til planen, sker der tre ting:
- Du kan se din plan under uret, før du starter.
- Den tid, du arbejder inden for planen, bliver registreret som altid.
- Den tid, du arbejder uden for planen, skal du tage stilling til: send den til godkendelse med en begrundelse, eller kassér den.
Du bliver aldrig stoppet. Du kan stemple ind og ud, præcis når du vil. Du bliver kun spurgt.
Er du leder eller ejer? Så er det den anden guide, du skal bruge: Sådan binder du tidsregistrering til planen. Den handler om, hvordan det slås til, og hvordan du godkender tiden bagefter.
Hvad der er nyt — og hvad der ikke er
Det meste er som før. Knapperne er de samme, pausen er den samme, og kommentaren til jobbet er den samme.
| Det samme som før | Det nye |
|---|---|
| Du starter med den samme grønne knap. | Starter du uden for din plan, bliver du spurgt hvorfor, før du starter. |
| Du stopper med den samme røde knap. | Efter pause og kommentar kan der komme et ekstra trin: „Tid uden for din plan“. |
| Pause, kommentar og tjeklister er uændrede. | Din plan står under uret, både før og mens du er stemplet ind. |
| Din leder kan stadig rette en registrering bagefter. | Start- og sluttid på dine egne vagter kan du altid se, også hvis de er skjult for andre. |
Intet blokerer dit stempel. Uret siger aldrig nej. Har du glemt at stemple ind, arbejder du over, eller er du kaldt ind akut, så stempl. Du skriver bare en linje om hvorfor.
Bliver det slået til midt i din vagt, gælder det hele vagten. Stempler du ind kl. 06:00, og bliver du bundet til planen kl. 11:00, bliver hele tiden fra kl. 06:00 målt mod planen, når du stempler ud. Det er ikke noget, du kan se ske. Undrer en dag dig, så spørg din leder, hvornår indstillingen blev slået til.
Sådan ser du din plan
Åbn tidsregistreringen. Lige under uret står der én linje. Den siger, hvad du er planlagt til i dag.
| Det står der | Det betyder det |
|---|---|
| Planlagt i dag: 06:00 - 14:00 Grå tekst, kalenderikon | Du er planlagt fra 06:00 til 14:00. Arbejder du inden for de timer, bliver du ikke spurgt om noget. |
| Planlagt i dag: 06:00 - 10:00, 16:00 - 19:00 | Delt dag. To stykker med et hul imellem. Hullet er ikke planlagt tid. |
| Ingen plan i dag — din tid sendes til godkendelse Gul tekst, advarselsikon | Der er ingen vagt til dig i dag. Stempler du ind alligevel, skal hele dagen godkendes. |
| Ingen linje overhovedet | Bindingen gælder ikke lige nu, eller planen er ikke hentet endnu. Så stempler du som før, og du bliver ikke spurgt om noget. |
Linjen „Planlagt i dag“ Står under uret
Den står der både før du stempler ind og mens du er stemplet ind, så du kan tjekke din sluttid midt i dagen.
To vagter, der rører hinanden, bliver til ét stykke: 06:00–10:00 og 10:00–14:00 står som „Planlagt i dag: 06:00 - 14:00“. Er der bare et lille hul imellem, står de som to stykker.
Vagten fra i går tæller med i dag: en nattevagt 22:00–06:00, der ligger på gårsdagen, er din plan, når klokken er 00:30. I morgen tæller aldrig med.
Linjen „Ingen plan i dag“ Gul
Den siger, at din tid sendes til godkendelse. Det er kun rigtigt, hvis du selv vælger „Send til godkendelse“, når du stempler ud. Vælger du „Kassér“, bliver der hverken sendt eller registreret noget. Se trin 2.
Tiderne på dine egne vagter Altid synlige for dig
Din leder kan skjule start- og sluttider på tavlen. På dine egne vagter bliver de vist alligevel, så du altid kan læse de timer, du bliver målt på. Det gælder vagten på tavlen, vagtens detaljer, „Min plan“ på forsiden og din række på planlægningsskærmen.
Dine kollegers vagter ændrer sig ikke. Det er kun dine egne.
Staldskærmen er en fælles skærm. Står planlægningen fremme i stalden, kan alle, der går forbi, se dine tider i din række. Det er prisen for, at du selv kan læse dem der.
Når du stempler ind
Rækkefølgen på mobilen:
- Du trykker på den grønne startknap.
- Har gården flere enheder, vælger du enhed under „Start på“.
- FarmHelp tjekker, at du er på arbejdspladsen. Er du ikke det, får du „Du skal være tilsluttet virksomhedens WiFi for at registrere tid“ eller „Du skal være på arbejdspladsen for at registrere tid“.
- Først derefter bliver du spurgt om planen — så du aldrig skriver en begrundelse og bagefter får at vide, at du står på det forkerte netværk.
Starter du inden for din plan, sker der ikke noget. Du bliver ikke spurgt. Der findes kun to spørgsmål, og du får højst ét af dem.
„Du er tidligt på den“ Du møder før planen
Du får denne, når du starter mere end fem minutter før din plan i dag. Der står:
„Du starter 20 min før din plan i dag (06:00 - 14:00).“
„Vent, eller start nu og angiv hvorfor.“
To knapper: „Start nu“ (grøn) og „Vent til 06:00“ (rød).
En hel time står som „1 t 0 min“, ikke „1 t“. Det er den samme besked.
„Du er ikke planlagt lige nu“ Ingen plan — eller planen er slut
Du får denne, når der ikke er nogen plan i dag, eller når dagens sidste stykke allerede er forbi. Der står:
„Der er ingen plan, der dækker dette tidspunkt, så hele den tid du arbejder fra nu af sendes til godkendelse — ikke kun de første minutter.“
„Start nu og angiv hvorfor, eller kom tilbage når du er planlagt.“
To knapper: „Start nu“ (grøn) og „Start ikke“ (rød).
Læs den sidste del igen: det er ikke de første 20 minutter, der skal godkendes. Det er hele den vagt, du er ved at starte.
Begrundelsen Skal udfyldes
I feltet står der „Hvorfor starter du uden for planen?“. Skriv kort, hvad du laver: fodring, koen kælvede, indkaldt akut, dækker for Lars.
Er feltet tomt, sker der ingenting, når du trykker „Start nu“. Du får beskeden „Der skal angives en begrundelse for at starte uden for planen“.
Din leder læser den, når tiden skal godkendes. Skriv det, du selv ville have brug for at læse om tre uger.
At vente koster ingenting. Trykker du „Vent til 06:00“ eller „Start ikke“ — eller lukker du bare vinduet — sker der ingenting. Du er ikke stemplet ind. Der er ikke noget at fortryde, og din leder får ikke noget at vide. Kom tilbage, når klokken er 06:00, og tryk start.
Kommer du for sent, bliver du ikke spurgt om noget. Er du planlagt 06:00–14:00 og stempler ind kl. 07:00, får du 07:00–14:00. Der kommer ingen besked, og der bliver ikke lavet en anmodning. Den manglende time er hverken registreret eller betalt, og der står ingen steder hvorfor. Skal den time med, skal du tale med din leder.
To ting, der undrer folk første gang:
- Delt dag. Er du planlagt 06:00–10:00 og 16:00–19:00, og stempler du ind kl. 12:00, står der „Du er tidligt på den“ og „Vent til 16:00“ — også selv om du har arbejdet om morgenen. Det er eftermiddagens stykke, beskeden handler om.
- Præcis ved sluttiden. Stempler du ind præcis kl. 14:00 på en plan, der slutter 14:00, er du ikke inden for planen. Sluttidspunktet hører ikke med til blokken, så du får „Du er ikke planlagt lige nu“.
Når du stempler ud
Tryk på den røde stopknap. Første skærm er den, du kender:
- Hvor lang tid du har holdt pause (kun hvis din enhed registrerer pauser).
- Kommentarer til jobbet.
- Eventuelle tjeklister.
- Knapperne „Godkend“ og „Anuller“.
Trykker du „Godkend“, og ligger hele din tid inden for planen, er du færdig. Der sker ikke mere.
Ligger noget af din tid uden for planen, kommer der ét skridt mere: „Tid uden for din plan“ og under det „Send den til godkendelse med en begrundelse, eller kassér den, så den ikke tælles med.“
Du får ét kort pr. stykke tid, i den rækkefølge, de ligger på dagen. Øverst på kortet står tiden og hvor lang den er, f.eks. „05:40 - 06:00 (20 min)“. Har du glemt at stemple ud, står datoen også med: „20/09 22:00 - 21/09 06:00 (8 t 0 min)“.
Under tiden står der med grå tekst, hvorfor du bliver spurgt:
| Det står der | Det betyder det |
|---|---|
| Før planlagt starttid (planlagt 06:00 - 14:00) | Du mødte før planen. Stykket ligger foran din første vagt. |
| Efter planlagt sluttid (planlagt 06:00 - 14:00) | Du arbejdede efter planen. Stykket ligger efter din sidste vagt. |
| Mellem to planlagte blokke (planlagt 06:00 - 10:00) | Du arbejdede igennem hullet i en delt dag. Tiden i hullet er ikke planlagt. |
| Du var ikke planlagt på dette tidspunkt | Der var ingen plan, der dækkede dig. Så er det hele vagten, kortet handler om. |
„Send til godkendelse“ Valgt på forhånd
Den grønne knap er valgt, når kortet åbner. Vælger du den, skal du skrive i feltet „Hvorfor arbejdede du uden for planen?“.
Tiden bliver til en anmodning til din leder. Den er ikke registreret tid, før den er godkendt. Bliver den godkendt, tæller timerne med, og din begrundelse følger med. Se Efter du har sendt tiden.
Mangler der en begrundelse på ét af kortene, kan du ikke komme videre. Så står der „Der skal angives en begrundelse for den tid, du sender til godkendelse“.
„Kassér“ Kan ikke fortrydes
Vælger du den røde knap, står der „Tiden bliver ikke registreret og bliver ikke sendt til nogen.“ Det er præcis, hvad der sker.
Der bliver ikke gemt noget: ingen anmodning, ingen registrering, ingen note om, at du var der. Hverken du eller din leder kan finde tiden frem bagefter. Brug den, når tiden ikke skal tælle — f.eks. hvis du glemte at stemple ud i går aftes og bare vil have rettet dagen.
„Din begrundelse, angivet da du startede“ Du bliver ikke spurgt to gange
Skrev du en begrundelse, da du stemplede ind, står den i en boks på det første kort i stedet for et skrivefelt. Du kan ikke rette den, og du bliver ikke bedt om at skrive den igen.
Du må stadig trykke „Kassér“ på det kort. Så ryger begrundelsen med, og der bliver ikke sendt noget.
Er planen blevet lavet om, mens du arbejdede, kan det stykke være væk. Så bliver du spurgt her, som om du ikke havde svaret. Skriv bare det samme igen.
Nederst er de samme to knapper som på første skærm: „Godkend“ og „Anuller“.
Fortryder du, er du stadig stemplet ind. Lukker du vinduet eller trykker på fortryd-knappen — den hedder „Anuller“ på skærmen — bliver der ikke gemt noget, og uret kører videre. Du er ikke stemplet ud. Tryk på den røde knap igen, når du vil gøre det færdigt.
Var der slet ingen plan i dag, er hele dagen ét kort. Vælger du „Send til godkendelse“, står dagen som nul timer, indtil din leder har godkendt den. Vælger du „Kassér“, er dagen væk — der er ingen registrering, ingen anmodning og intet spor. Det er den ene knap på siden her, der virkelig gør ondt at trykke forkert på. Og læg mærke til: den pause og den kommentar, du skrev, følger ikke med på en hel uplanlagt dag — de forsvinder sammen med den oprindelige registrering. Sig det til din leder, hvis pausen skal trækkes.
Slutter du tidligt, får du stadig blokken
Er du planlagt 06:00–14:00 og bliver færdig kl. 13:30, bliver din registrering stående til 14:00. Det er de timer, der tæller, bliver lagt sammen og kommer med i lønnen.
Under tiderne står der med småt, hvornår du reelt stoppede: „sluttede 13 : 30“. Åbner du registreringen, står der „Stoppede reelt“ med dato og klokkeslæt.
Tiderne står med mellemrum omkring kolonet. På listen står en dag f.eks. som „8 : 00 - 16 : 00“ med „sluttede 15 : 04“ under. Det er den samme tid som 08:00–16:00. Sådan skriver den skærm klokkeslæt.
Et par detaljer, det er værd at kende:
- Linjen „sluttede“ kommer først, når du stopper mere end fem minutter før planen. Ellers ville den stå der næsten hver dag.
- Det er kun det sidste stykke af dagen, der bliver forlænget. Et stykke tidligere på dagen bliver ikke.
- Din registrering kan have en sluttid, der ligger ude i fremtiden. Stempler du ind igen inden da, bliver den automatisk trukket tilbage til det tidspunkt, hvor du reelt stoppede — så du altid kan stemple ind igen.
- Bemærk: „sluttede“ står ikke i Excel-udtrækket til lønnen. Der står kun de betalte tider. Det ses i appen, ikke i regnearket.
På staldskærmen
Spørgsmålene er ord for ord de samme som på mobilen. De står bare større. Et par af knapperne hedder noget andet, og rækkefølgen er lidt anderledes.
Stempl ind
- Tryk på dit navn.
- Er du uden for planen, kommer spørgsmålet før pinkoden: „Du er tidligt på den“ eller „Du er ikke planlagt lige nu“. Trykker du den røde knap, lukker vinduet, og skærmen går tilbage til navnelisten. Der bliver ikke gemt noget.
- Pinkoden. Over tastaturet står din plan: „Planlagt i dag: 06:00 - 14:00“ eller det gule „Ingen plan i dag — din tid sendes til godkendelse“.
- Kvitteringen i et par sekunder. Den er på engelsk: „Welcome, have a nice day!“
Stempl ud
Fire skærme, i denne rækkefølge:
- Pause og kommentar. Knappen hedder „Fortsæt uden kommentar“, indtil du skriver noget — så hedder den „Fortsæt“.
- „Tid uden for din plan“ — de samme kort som på mobilen, med „Send til godkendelse“ og „Kassér“. „Tilbage“ fører til pausen igen, „Fortsæt“ fører til pinkoden. Har et stykke datoer med, skrives de kortere her end på mobilen: „20/9 22:00“.
- Pinkoden. Pilen tilbage fører til kortene, ikke helt om til pausen, så du kan nå at rette et svar uden at skrive pause og kommentar igen.
- Kvitteringen — også på engelsk: „Thank you for today!“
Pinkoden er til sidst med vilje. Alt det, du skal tænke over, ligger før den. En forkert tastet pinkode smider aldrig dine begrundelser væk.
Skærmen bruger gårdens ur
De tider, der bliver gemt, kommer fra FarmHelp og er i dansk tid. Staldskærmens eget ur bruges kun til at regne ud, hvilke spørgsmål du skal have. Går skærmens ur forkert, kan tiderne i spørgsmålet se skæve ud — men det, der bliver gemt, er rigtigt. Sig det til din leder, hvis tiderne på skærmen ikke passer.
„Se den venligst igen“
Nogle gange får du efter pinkoden beskeden „Din tid uden for planen har ændret sig — se den venligst igen“, og kortene kommer frem igen.
Din pinkode var rigtig. Skærmen ryster ikke, som den gør ved en forkert kode. Det betyder bare, at FarmHelp har regnet tiden efter med sit eget ur og fundet noget andet, end skærmen viste — enten fordi der gik nogle minutter, mens du svarede, eller fordi skærmen slet ikke havde din plan hentet og derfor ikke nåede at spørge om noget. Svar på kortene, og tast koden igen. Det sker højst én gang pr. stempling.
Efter du har sendt tiden
Tiden bliver til en anmodning hos din leder eller ejer. Den ligger to steder: i feltet „Afventende anmodninger“ på deres forside, og på siden Tidsregistreringer som et kort med overskriften „Ny tidsregistrering“.
De ser én linje med et kalenderikon: hvor lang tid det er, hvilken side af planen den ligger på, hvad du var planlagt til, og din begrundelse. For eksempel:
| Linjen hos din leder | Din tid |
|---|---|
| 20 min før plan (06:00-14:00) — fodring | Du mødte 20 minutter før. |
| 1 t 30 min efter plan (06:00-14:00) — koen kælvede | Du blev halvanden time længere. |
| 45 min uden for plan (06:00-10:00) — hentede foder | Du arbejdede i hullet i en delt dag. |
| 8 t ikke planlagt — indkaldt akut | Hele vagten lå uden for planen. |
Hullet har to navne. Du får at vide „Mellem to planlagte blokke“, når du stempler ud. Din leder ser „uden for plan“. Det er den samme tid — bare to ord for den.
Planen i parentesen er et billede af planen, som den så ud, da du stemplede ud. Flytter nogen vagten bagefter, står der stadig de timer, du faktisk blev målt på.
Din leder godkender med en rund, grøn knap uden tekst — en tommel op. Når den er trykket:
- Der bliver lavet en ny, selvstændig registrering ved siden af din anden. Din dag står altså som to rækker — f.eks. 05:40–06:00 og 06:00–14:00 — ikke som én lang.
- Din begrundelse følger med over som note på registreringen. Den kan ses i tidsmodulet, i registreringens detaljer under Kommentar, og i kolonnen Note i månedsudtrækket til lønnen.
- Timerne tæller først med fra det øjeblik. Indtil da er de ikke registreret tid.
Trykker din leder på den røde knap med tommel ned, bliver der ikke registreret noget. Du får ingen besked om det — anmodningen forsvinder bare fra din liste, så spørg din leder, hvis du er i tvivl om, hvad der skete med tiden.
Godkendelsen kan også blive afvist af systemet med „Anmodningen overlapper en eksisterende tidsregistrering.“ eller „Medarbejderen er allerede klokket ind.“ Så ligger tiden oven i noget andet, og din leder må rette det i hånden.
Godt at vide
De fem minutter
Små forskelle bliver ikke til spørgsmål. Grænsen er fem minutter, den er den samme overalt, og den kan ikke ændres. Præcis fem minutter er stadig inden for; fem minutter og ét sekund er ikke.
| Det gør du | Det sker der |
|---|---|
| Du møder op til 5 minutter før planen | Du bliver ikke spurgt. Minutterne falder væk, og du får løn fra din planlagte starttid. |
| Du bliver op til 5 minutter efter planen | Det samme: minutterne falder væk, og du får løn til din planlagte sluttid. |
| Du arbejder igennem et hul på op til 5 minutter | Hullet tæller med i din tid. Ingen anmodning, én række. |
| Du bliver færdig op til 5 minutter før tid | Du får hele blokken, og der står ingen „sluttede“-linje. |
Hvorfor bliver jeg spurgt om et kvarter midt på dagen?
Fordi planen har et hul. Står der 06:00–10:00 og 10:15–14:00 på dig, er de 15 minutter imellem ikke planlagt tid. Arbejder du igennem, bliver dagen til to rækker og én anmodning på 10:00–10:15 — hver eneste dag.
Du kan ikke selv få det til at holde op. Sig det til din leder: de to stykker skal støde op til hinanden i planen, så forsvinder spørgsmålet.
Planen er forkert. Hvad gør jeg?
Sig det til din leder, helst før vagten. Planen er det, din tid bliver målt op imod, så en forkert plan bliver til spørgsmål hver dag, indtil den bliver rettet.
Bagefter kan din leder stadig rette en registrering i hånden. Retter en leder en tid, bliver den ikke målt mod planen — så den vej kan alt lade sig gøre, hvis der er gået noget galt.
Kan jeg fortryde et „Kassér“?
Nej. Der blev ikke gemt noget, så der er ikke noget at finde frem. Er du i tvivl, så vælg „Send til godkendelse“ og skriv, at du er i tvivl. Så tager din leder stilling.
Hvorfor står der ingen linje under uret i dag?
To ting kan være i vejen. Enten gælder bindingen ikke lige nu — f.eks. hvis gårdens planlægning eller din plads til tidsregistrering er slået fra. Eller også er planen ikke hentet: du er offline, eller den er ikke nået frem endnu.
Begge dele betyder det samme for dig: du stempler som før, og du bliver ikke spurgt om noget, når du stempler ud. Den dag bliver ikke skåret op efter planen.
Jeg møder kl. 23:00 til en vagt, der starter kl. 00:00 i morgen
Så får du „Du er ikke planlagt lige nu“, og hele vagten skal godkendes. I morgen tæller ikke med, når du stempler ind i dag.
I går tæller derimod med: en nattevagt 22:00–06:00, der ligger på gårsdagen, er din plan efter midnat. Skal du møde før midnat, så bed din leder lægge vagten på den dag, du møder.
Hvem kan se min begrundelse?
Din leder og ejeren. Bliver tiden godkendt, bliver begrundelsen stående som note på registreringen og kommer med i månedsudtrækket til lønnen. Skriv den, så den også giver mening for en, der læser den om tre uger.
Bliver mine gamle registreringer lavet om?
Nej. Det, der allerede er stemplet og lukket, bliver ikke rørt. Det gælder kun de vagter, du stempler ud af, fra bindingen er slået til.