Åbn invitationen
Gå til Indstillinger → Medarbejdere, og tryk på Inviter medarbejder øverst til højre. Vinduet Inviter en ny medarbejder åbner.
Enhed, navn og ansættelse
Tildel enheder Mindst én
Tryk i feltet, og vælg de enheder, medarbejderen arbejder på. Har gården kun én enhed, er den valgt på forhånd. Enheden bestemmer bl.a., hvilken staldskærm de kan stemple på.
Email Skal udfyldes
Invitationen sendes hertil, og det er den e-mail, medarbejderen logger ind med. Stav den rigtigt — en forkert adresse kan rettes bagefter, se Afventende invitationer.
Fornavn og Efternavn Skal udfyldes
Navnet, som det står på planen, i tidsrapporterne og på staldskærmen.
Startdato I dag som udgangspunkt
„Kan være i fortiden eller i fremtiden.“ Vælg den dag, ansættelsen begynder. Den første kontrakt starter samme dag, så normtimerne tæller fra den rigtige dato.
Ansættelsestype Flex konto som udgangspunkt
Vælg Flex konto eller Timelønnet. Med Flex konto skriver du Timer pr. uge (37 som udgangspunkt), og FarmHelp holder regnskab med over- og undertid i forhold til dem. Timelønnet har ingen normtimer — medarbejderen får kun de timer, de faktisk har arbejdet, og der føres ingen flex.
Vælg pladser
Betaler din gård pr. medarbejder, er der et felt Pladser nederst i vinduet. Ser du det ikke, skal du ikke vælge noget her.
| Plads | Hvad den giver |
|---|---|
| Tidsregistrering | Altid med. Ind- og udstempling på mobil og staldskærm, timeseddel og fravær |
| Lokationsverificering | GPS-zone om gården og tjek på gårdens eget netværk — se Giv adgang til din lokation |
| Planlægning & Drift | Medarbejderen kommer med på vagtplanen og ser sine opgaver. Lokationsverificering er en del af pakken, så den slås til sammen med den |
Prisen står ud for hver plads i vinduet. Hvad det koster i alt med mængderabat, kan du regne ud på priser.
Pladsen faktureres automatisk. „Den nye plads faktureres automatisk — den delvise måned udlignes på næste faktura.“ Der er ingen ekstra bekræftelse.
Planlægger du med FarmHelp, så husk Planlægning & Drift. En medarbejder uden den plads står ikke på vagtplanen, og du kan ikke give dem vagter.
Send og del pinkoden
Tryk Send invitation. Bagefter viser FarmHelp Invitation sendt med medarbejderens Pinkode til kiosk og en knap til at kopiere den.
Pinkoden står også i mailen. Skal medarbejderen i gang i dag, så læs den højt eller send den i en besked — med den kan de stemple ind på staldskærmen med det samme, også før de har taget imod invitationen.
Hvad medarbejderen gør
Medarbejderen får en mail: „(dit navn) har inviteret dig til (gårdens navn) på FarmHelp“. Mailen er på det sprog, du selv bruger FarmHelp på.
- Staldskærmen virker straks med pinkoden fra mailen. Der skal ingen app til.
- Appen på mobilen: de trykker Opsæt telefon-appen i mailen. Navn og e-mail er udfyldt fra invitationen, så de trykker bare Opret konto og accepter. Har de allerede en FarmHelp-konto med den e-mail, logger de ind i stedet.
- Bagefter kan de lægge appen på hjemmeskærmen — se Hent app på mobilen.
Er de allerede på en anden gård i FarmHelp, får de at vide: „Hvis du accepterer, fjernes du fra din nuværende gård.“ En person hører til én gård ad gangen.
Afventende invitationer
Indtil medarbejderen har taget imod, står de under Afventende invitationer øverst på siden Medarbejdere, fx „Afventer · 30d tilbage“. En invitation gælder i 30 dage.
- Send igen sender mailen en gang til.
- Rediger retter e-mailen. Når du trykker Gem og send igen, sendes en ny invitation, og det gamle link holder op med at virke med det samme.
- Tilbagekald fjerner personen fra medarbejderlisten, og linket holder op med at virke.
Står der Returneret, kunne mailen ikke leveres — tryk Rediger + Send igen, og ret e-mailen. Står der Udløbet, så tryk Rediger og Gem og send igen.
Skift pladser senere
Pladserne kan ændres når som helst — fx når en medarbejder skal med på planen, eller sæsonen er slut.
- På kortet: hver medarbejder på siden Medarbejdere har tre små knapper: Tid, Verif og Plan. Tryk for at slå til eller fra. Farvet er til, gråt er fra.
- I panelet: tryk på medarbejderens navn, og find Pladser & tilvalg. Her står hver plads med Til / Fra og I alt for medarbejderen.
Nederst på siden står antallet af pladser og hvad gården betaler pr. måned i alt, ekskl. moms.
Knapperne hænger sammen, fordi Lokationsverificering er en del af Planlægning & Drift-pakken:
- Slår du Plan til, følger Verif med.
- Slår du Verif fra, slås Plan også fra — pakken hører sammen.
- Slår du Tid fra, forsvinder alle tre, og kortet viser „ingen plads“. Uden plads kan medarbejderen ikke bruge tidsregistreringen.
„Ændringer slår igennem på næste faktura.“
Helt ny konto? Så har den første medarbejder ingen plads endnu. Tryk på navnet, og tryk Tildel plads under Pladser & tilvalg — den første plads starter din 30-dages gratis prøveperiode.
Leder, kontrakt og flere enheder
Tryk på medarbejderens navn på siden Medarbejdere. I panelet til højre kan du bl.a.:
- Udnævn til Leder under Lederstatus. „Ledere kan administrere andre medarbejdere“ — de kan også invitere. Giv en leder Indstillingsadgang, hvis de også skal kunne ændre gårdens indstillinger.
- Ansættelseskontrakter: den første kontrakt er den, du valgte i invitationen — timer pr. uge eller „Timeløn“ — fra startdatoen. Ændres timerne senere, så tilføj en Ny Kontrakt fra den dato, de gælder. En kontrakt skal starte efter den seneste, og de gamle kan ikke slettes.
- Enhedsstyring: tilføj eller fjern enheder. Det gemmes automatisk.
- Telefonnummer: står ikke i invitationen — skriv det her, og tryk Gem Ændringer.
Godt at vide
- Genansætter du en tidligere medarbejder, så inviter dem med samme e-mail som før. Så genbruger FarmHelp den gamle medarbejder, og deres historik følger med.
- Holder en medarbejder op, så tryk Deaktiver Medarbejder nederst i panelet. Det frigiver pladsen, og de mister adgangen til gården. Ejeren og dig selv kan ikke deaktiveres.
- Pinkoden kan medarbejderen selv skifte på sin profil under „Portal pinkode“. Som leder kan du ikke sætte den — se guiden til staldskærmen.
- Har enheden en staldskærm, skal medarbejderen stemple på den. Skal de kunne bruge mobilen også, se Stempl på mobilen, selv om der er en staldskærm.